Von Tagen auf unter
60 Sekunden.
Die SBW GmbH (Weiterbildungsanbieter, ca. 40 Mitarbeitende) hatte ein typisches Problem: Anfragen kamen zuverlässig rein – aber die Bearbeitung war nicht durchgängig verbindlich.
Anfragen kamen rein. Aber sie versickerten.
Je nach Kanal und Tagesgeschäft dauerte es bei SBW teils Tage, bis ein Interessent eine belastbare Rückmeldung bekam. Es war schwer nachvollziehbar, welche Anfragen bereits übernommen waren und welche nicht.
Die typischen Muster:
- Kontaktformular-Anfragen blieben Stunden oder Tage unbeantwortet
- Zuständigkeiten waren unklar – mehrere Mitarbeiter bearbeiteten dieselbe Anfrage oder niemand
- Nachfassen hing vom Einzelnen ab – kein verbindlicher Prozess
- Die Geschäftsführung hatte keinen Überblick über Pipeline und Reaktionszeiten
Klarer Ablauf statt Postfach-Chaos.
Anfrageprozess definiert
Gemeinsam mit der Geschäftsführung wurde ein verbindlicher Ablauf festgelegt: Wer bekommt welche Anfrage? Was passiert in den ersten 60 Sekunden? Wann wird nachgefasst? Wann eskaliert?
CRM eingerichtet und Kanäle angebunden
Alle Anfrage-Kanäle fließen jetzt in ein System: E-Mail, Kontaktformular, Telefon. Jede Anfrage hat einen Zeitstempel, einen Verantwortlichen und einen Status.
Automatische Erstreaktion und Nachfassen
Interessenten bekommen sofort eine qualifizierte Antwort. Das System verfolgt jede Anfrage, bis klar ist: Termin, Angebot, Absage oder 'später'. Automatische Erinnerungen stellen sicher, dass nichts untergeht.
Team geschult und Kennzahlen aufgesetzt
Das Team wurde praxisnah eingearbeitet. Die Geschäftsführung sieht auf einen Blick: Reaktionszeit, Terminquote, offene Anfragen und Pipeline-Status.
Die Ergebnisse.
Kein Sonderfall – ein Muster.
Die Ausgangslage bei SBW war kein Einzelfall. Die durchschnittliche Antwortzeit auf Kontaktformular-Anfragen liegt im Mittelstand bei knapp 23 Stunden – und fast jeder vierte Anruf wird nicht angenommen.
Genau deshalb ist das System heute als standardisiertes Umsetzungspaket verfügbar: für Unternehmen mit 10–50 Mitarbeitenden, die regelmäßig eingehende Anfragen erhalten und bei denen ein verlorener Kontakt spürbar Geld kostet.
Ähnliche Situation?
Wenn bei dir Anfragen liegen bleiben oder Zuständigkeiten unklar sind, können wir helfen. Im Anfrage-Check klären wir in 15 Minuten, wie dein System aussehen würde.
Anfrage-Check startenAnfrage-Check starten
Erzähl uns, wie dein Anfrageprozess heute aussieht. Wir analysieren, wo Anfragen verloren gehen – und zeigen dir, was möglich ist.